Krisehåndtering og digitalisering – hvordan benytte beredskapsressursene bedre?

Abstract

Forsvaret, som en del av totalforsvaret, bistår det sivile samfunnet ved krise, for eksempel ved leirskredet på Gjerdrum (2020) og den globale koronapandemien (2020–2023). Når en krise inntreffer, har ulike sivile og militære aktører ansvaret for krisehåndteringen innenfor ulike sekto-rer og ansvarsområder. For å sikre god utnyttelse av ofte knappe beredskapsressurser, for eks-empel sykehusplasser, vaksineringskapasitet og søk- og redningslag, må bruken av ressursene koordineres på tvers av aktørene. I denne rapporten fokuserer vi på den regionale samordnin-gen av utnyttelse av beredskapsressurser som foregår i et fylkesberedskapsråd (FBR). Vi søker å besvare følgende hovedspørsmål: Kan bruk av et digitalt verktøy i regional krisehåndtering bidra til bedre kvalitet i beslutnings-prosessen i FBR når det gjelder bruken av ressurser? For å besvare spørsmålet studerer vi om, og i så fall hvordan, et slikt verktøy kan gi bered-skapsaktørene bedre forståelse av kriseutviklingen og bedre oversikt over tilgjengelige ressur-ser i øyeblikket og i tiden fremover. Vi studerer om dette kan bidra til bedre beslutninger, og vi undersøker hvilke egenskaper et slikt verktøy i så fall må ha. Vi har gjennomført et spill hvor FBR for Innlandet fylke testet et slikt verktøy. I dette rådet møtes representanter for beredskapsaktørene i regionen for å koordinere krisehåndteringen på et stra-tegisk nivå. Vi undersøkte, gjennom intervjuer før og etter spillet, om deltakerne mente at verk-tøyet bidro til bedre forståelse av utviklingen av krisen, og mer effektiv bruk av tilgjengelige beredskapsressurser, og i så fall på hvilken måte, og under hvilke forutsetninger. Ved å bruke temasentrert analyse, har vi analysert det innsamlede datamaterialet innenfor temaene Informasjonsdeling, Situasjonsbilde, Ressursbilde, Se fremover – forutsi utviklingen, Prioriteringer og beslutninger, og Forutsetninger for bruk. Konklusjonen vår er at et digitalt verk-tøy kan bidra til bedre kvalitet i beslutningsprosesser i FBR knyttet til bruken av ressurser ved å bidra til bedre forståelse av hvordan hendelser utvikler seg, og dermed et bedre beslutnings-grunnlag. Vi identifiserer også noen viktige faktorer knyttet til hvordan verktøyet bør utformes og brukes. Hovedanbefalingen vår er at beslutningstakere som er avhengig av å forstå større mengder sammensatt informasjon for å samordne krisehåndtering og bruk av beredskapsressurser, støttes av et egnet digitalt beslutningsstøtteverktøy. Verktøyet bør ha funksjonalitet for å sammenstille, dele og presentere informasjon. Et slikt verktøy kan bidra til å etablere og opprett-holde beslutningstakernes forståelse av situasjonen, inkludert ulike aktørers ressursbehov og ressurstilbud, og gi en bedre evne til å forutsi hvordan situasjonen vil utvikle seg. Vi anbefaler videre at de tiltenkte brukerne tas med i arbeidet med å identifisere både prosedyrer og rutiner rundt bruken av slike verktøy og den funksjonelle utformingen av dem. Avslutningsvis trekker vi frem noen erfaringspunkter fra arbeidet med denne rapporten som vi anbefaler at det tas hen-syn til når verktøy av denne typen fremskaffes.

As a part of Norway’s total defense, the Norwegian Armed Forces support the civilian society in crises such as the mudslide in Gjerdrum in 2020 and the COVID-19 pandemic. During a crisis, different civilian and military actors are responsible for crisis management within their separate sectors. To ensure effective resource utilization, such as hospital beds, vaccination capacity, and search and rescue teams, the actors need to coordinate their use of resources. In this report, we look at the regional coordination of resource utilization during the COVID-19 pandemic in the County Emergency Council (CEC) in the county of Innlandet. We consider the following question: Can a digital tool contribute to better quality in the decision-making processes of regional crisis management in the CEC when it comes to decisions about resource utilization? To answer this question, we study if – and if so how – such a tool can contribute to a better understanding of the crisis and its development, a better understanding of the available resources and the resources needed, and ultimately better decisions. Additionally, we consider what functionality such a tool would require. For our study, we conducted a game where the participants in the CEC tested such a tool. We studied if the participants in the game found that the tool improved their decision-making process by interviewing them before and after the game. We analyzed the information from our interviews within the categories Information sharing, Situational picture, Resource picture, Predicting the development of the crisis, Priorities and decisions, and Prerequisites for use. Our conclusion is that using a digital tool can in fact contribute to a better decision-making process in the CEC. We also identify some important factors related to the design and use of the tool. Based on the study, our main recommendation is that decision makers, who have to understand a large amount of complex information in order to manage crises, be supported by a suitable digital tool. The tool should have functionality to collate, share and present information. We also recommend that the target users contribute to identifying workflows and required functionality for such tools and contribute to its development. Lastly, we highlight select experiences from our work with this report that we believe should be considered when acquiring such a tool.