Bedre samarbeid – læringspunkter fra Forsvarsmateriells strategiske samarbeid med Teleplan Globe

Abstract

Strategisk samarbeid med norsk forsvarsindustri skal styrke forsvarssektorens tilgang til materiell, tjenester og kompetanse. I denne rapporten analyserer vi et strategisk samarbeid mellom Forsvarsmateriell (FMA) og Teleplan Globe (TPG). Formålet vårt er å identifisere læringspunkter som kan brukes for å forbedre andre strategiske samarbeid. Vi bruker et analytisk rammeverk som er utarbeidet ved FFI, for å høste erfaringer fra FMAs samarbeid med TPG innenfor området «programvare for operativ beslutningsstøtte». Vi har identifisert fem læringspunkter FMA og sektoren bør ta med seg i fremtidige samarbeid: 1. FMA bør jobbe for å sikre kontinuitet i relasjoner og utarbeide prosesser og rutiner som reduserer konsekvensene av personellbytte for relasjonen. 2. FMA bør sikre forutsigbare rammer ved å forankre strategisk samarbeid i styrende dokumenter og strategier for sektoren. Dersom en slik forankring ikke er mulig, bør FMA vurdere om strategisk samarbeid er riktig fremgangsmåte, eller involvere sentrale ledere direkte i samarbeidet. 3. FMA bør legge til rette for effektiv koordinering av samarbeidet ved å etablere faste møtefora, slik at partene kan utveksle informasjon, planlegge aktiviteter og avklare forventninger. Tidliginvolvering bør vurderes der det er mulig, for å forbedre ressursplanlegging og bedre utnytte samarbeidspartnerens kompetanse. 4. FMA bør i størst mulig grad delegere beslutningsmyndighet til enhetene som har best oversikt over samarbeidets aktiviteter og målsettinger, ofte på et lavere nivå i organisasjonen. Tydelig kommunikasjon opp- og nedstrøms er viktig for å sikre at strategiske føringer ivaretas i samarbeidet, og at samarbeidets behov ivaretas i beslutninger som tas av ledelsen. 5. FMA og samarbeidspartneren bør avklare spørsmål om eierrettigheter for produkter som utvikles i samarbeidet, før samarbeidet påbegynnes. Dette vil bidra til å avklare forventninger og forhindre misforståelser. FMA bør i denne prosessessen vurdere hvordan eierforhold kan påvirke leverandørens incentiver og innsats.

Collaboration with the Norwegian defence industry aims to strengthen the defence sector’s access to critical equipment, services, and expertise. This report aims to support the Norwegian Defence Materiel Agency (NDMA) in collaborative efforts with the defence industry. We identify key takeaways and experiences from NDMA’s strategic partnership with Teleplan Globe, a supplier of tactical battle management solutions. In order to identify key takeaways, we use an analytical framework developed at the Norwegian Defence Research Establishment. In the report, we have identified five key takeaways that the NDMA can implement to improve future collaborations. 1. The NDMA should work to ensure continuity in relations with external strategic partners and develop processes that reduce the consequences of personnel turnover on the relationship. 2. The NDMA should ensure long-term predictability by linking collaborative efforts to strategic priorities in the defence sector. Should this prove unfeasible, the NDMA should consider whether collaboration is the correct approach or ensure direct involvement from executives. 3. The NDMA should facilitate coordination by establishing arenas for close coordination, planning, information sharing, and discussion with partners. Early supplier involvement should be considered to improve resource planning and use of partner capabilities. 4. The NDMA should aim to delegate decision-making powers to the personnel with the best situational awareness related to the collaborative activities and objectives. These will often be situated on a lower organisational level. This requires clear communication between delegated personnel and NDMA executives to ensure the pursuit of strategic objectives at all levels. 5. The NDMA should aim to clarify expectations related to intellectual property rights (IPR) tied to the collaborative efforts before agreements are made. They should also assess how the distribution of IPR can affect the incentives of the collaborative partners.